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《沣西新城社区服刑人员档案管理规定(试行)》
发布时间:2018-07-18 14:34:23 来源: 社会综治局

沣西新城社区服刑人员档案管理规定行)

 

加强和规范沣西新城社区服刑人员档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、社区矫正实施办法《陕西省社区矫正实施细则》、《西安市社区矫正档案范本(2015修订版)》等有关规定,结合沣西新城社区矫正工作实际,制定本规定

                

第一章     

 

第一条 社区服刑人员档案是指社区矫正机构对社区服刑人员进行监督管理、教育帮扶等工作过程中所依据和形成的具有查考和凭证作用的文字、图、声像、电子数据不同形式或者载体的文件材料,是矫正社区服刑人员过程的真实记录。包括社区矫正执行档案和工作档案。工作中形成的各种电子文档可以作为社区服刑人员档案的补充材料。

第二条 沣西新城社会综合治理局对社区服刑人员档案管理工作实行统一领导,分级管理,并接受上级和同级档案行政管理部门的指导和监督。

 社区服刑人员档案管理工作坚持准确、客观、规范、保密的原则。

 社区服刑人员档案管理是指对社区服刑人员档案的收集、整理、装订、保管和查阅工作,具体沣西新城社会综合治理局各基层司法行政机构指定专人负责。

 

第二章  档案的立卷

 

 沣西新城社会综合治理局应当建立和保存社区服刑人员的执行档案和工作档案,包括适用社区矫正的法律文书,以及接收、监管审批、处罚、收监执行、解除矫正等有关社区矫正执行活动的法律文书。

基层司法行政机构应当建立和保存社区服刑人员的工作档案,包括基层司法行政机构和矫正小组进行社区矫正的工作记录,社区服刑人员接受社区矫正的相关材料等。

第六条 沣西新城社会综合治理局在收到社区服刑人员原决(裁定、决定)法律文书及相关材料之日起,为社区服刑人员建立执行档案和工作档案,并应以各基层司法行政机构为单位,按社区服刑人员矫正类别做好分类登记工作。

第七条 社区服刑人员执行档案、工作档案归档应遵循下列方法:           

(一)按一人一卷一目录的要求,为每一份社区服刑人员档案编制目录。

执行档案编号为XX(西咸拼音首字母大写)+FX(沣西拼音首字母大写)+矫执字第×××号;工作档案编号为XX(西咸拼音首字母大写)+**(街镇拼音首字母大写)+矫工字第×××号。

(二)按一人一盒的要求,将每一份社区服刑人员档案按顺序装入档案盒,并如实填写档案盒封面、盒脊和备考表。

档案盒盒脊设置管理等级、案卷范围、矫正年限、档案保管机构名称。

管理等级指严管、普管两种矫正管理级别,分别以红色、绿色圆点表示。其中对社区服刑人员给予警告的情形用黄色圆点表示。

案卷范围指社区服刑人员所在的基层司法行政机构名称。

备考表置于盒内归档材料之后,用于说明本盒内归档材料情况,并如实填写立卷人、检查人等。

 社区服刑人员执行档案主要包括以下内容并按如下顺序排列

1.社区服刑人员基本信息表

2.起诉书、判决书、裁定书(或决定书)

3.执行通知书、结案登记表

4.接受社区矫正保证书

5.社区矫正告知书

6.社区服刑人员报到通知单(回执)

7.社会调查评估委托书

8.社会调查谈话笔录及相关单位证明材料

9.调查评估意见书

10.社区服刑人员进入特定区域(场所)审批表

11.社区服刑人员外出(居住地变更)审批表

12.社区服刑人员给予警告等决定书

13.社区服刑人员提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表

14.解除社区矫正通知书(存根)

15.解除社区矫正证明书(存根)

16.社区服刑人员死亡的,死亡证明、法医鉴定、社区服刑人员死亡通知书(存根)等有关材料

 17.其他应当归档的重要材料

 社区服刑人员工作档案主要包括以下内容(包括盖有与正本核对无异公章的复印件)(应当留存执行档案副本)并按如下顺序排列

1.社区服刑人员基本信息表(执行档案信息表复印件)

    2.起诉书、判决书、裁定书(或决定书)

    3.执行通知书、结案登记表

4、接受社区矫正保证书

    5.社区矫正告知书

6.社区服刑人员报到通知单(社区服刑人员报道通知单回执留存局机关联

7.社区矫正宣告书

    8.入矫谈话笔录

    9.社区矫正责任书

    10.社区矫正监督协议书

11.社区矫正志愿者帮教协议书

    12.社区服刑人员帮教小组成员信息表

    13.社区服刑人员管理等级评估表及评估报告

14.矫正方案

    15.社区服刑人员周汇报记录簿

    16.社区服刑人员月思想汇报

    17.教育学习情况记载簿

    18.社区服务考核记录簿

    19.社区矫正工作者走访记录簿

    20.走访谈话笔录

    21.帮困解难记录簿

    22.社区服刑人员外出(居住地变更)审批表及准假通知书

    23.社区服刑人员进入特定区域(场所)审批表

    24.社区服刑人员行政奖惩记录表

    25.社区服刑人员行政奖惩审批表

    26.社区服刑人员警告审批表及决定书

    27.社区服刑人员行政奖励(惩处)通知书

28.提请治安管理处罚(撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑)审核表及建议书

    29.社区服刑人员考核表

    30.社区服刑人员年度评定表

31.社区服刑人员解除矫正前个人总结

 32.社区服刑人员期满鉴定表

33.解除社区矫正宣告书

34.解除社区矫正证明书(复印件)

35.解除社区矫正通知书(复印件)

36.社区服刑人员死亡通知书(复印件)

37.其他应当归档的相关材料

第三章  档案的规范

 

第十条 档材料应做到准确、清晰、整洁,符合国家档案管理和司法文书制作规范。一律使用碳素墨水、黑色中性笔书写或打印,不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔或复写纸书写。同一份材料的内容书写色应一致,不得混用。

档材料应项如实填写,用词准确,简明,不得空项。凡没有具体内容的,一律填写“无”。

第十 社区服刑人员的罪名、矫正类别、矫正期限等表述应完整准确。数字统一使用阿拉伯数字。

第十 社区矫正工作人员或社区服刑人员签名一律使用姓名全称,由本人在材料指定位置完整书写,并注明日期,不得略写或代签。凡盖章或按捺手印处一律使用红色印泥。

第十 档材料中引用的法律法规,必须使用全称,并准确无误。

 第十 档案文字材料采用A4型纸张,做到齐、上齐,统一在有文字的页面右上角按顺序独立编写页码,并在案卷左侧三孔一线装订。装订要安全、结实、规范,纸质档案材料用线装订,不得使用订书,曲别针等易散乱或易丢失的物料装订归档材料。

第十五条 文书制作格式中文件标题字体一般用二号方正小标宋简体,正文字体一般用三号仿宋字体。栏目较多的表格式文书,填写时可以用小四号仿宋字体。

十六 基层司法行政机构将期满解除社区矫正刑罚的社区服刑人员工作档案整理装订成卷后,应及时交付沣西新城社会综合治理局,由沣西新城社会综合治理局将执行档案和工作档案进行查验后合并编号,档案编号为****(年份)+FX(沣西拼音首字母大写)解字第×××号,按照时间顺序统一归档保存。

第十七条 社区服刑人员因解除矫正、死亡、被收监执行,或因违反规定、重新犯罪被撤销缓刑的,沣西新城社会综合治理局及基层司法行政机构应在一个月内对其档案进行整理,立卷装订,打印页码,填写目录,形成完整的归档档案。

              

 

 第四章  档案的保管与查阅

 

十八 沣西新城社会综合治理局、基层司法行政机构应按解除或终止矫正年度和矫正类别对社区服刑人员档案进行分类保管。 

第十九条 图片、音频和视频资料应当辅以文字说明,电子数据刻录成光盘,与纸质档案同档保存。

第二十条 社区服刑人员档案保管期限为20年,保管期限从社区服刑人员解除或终止社区矫正次日算起。

  社区服刑人员档案应设专柜存放,并具备保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件,室内应当保持清洁、整齐、通风

二十二 社区服刑人员档案管理人员必须严格遵守保密要求,不得丢失、抽取、篡改、销毁档案,违规泄漏、传播档案内容,确保档案安全。

二十三 存有涉密社区服刑人员档案信息的计算机不得直接或间接与国际互联网连接。

  第二十四条 社区服刑人员居住地发生变动时,自作出变更决定之日起三个工作日内,将其接受社区矫正期间的档案按规定移交社区服刑人员迁入地司法行政机构社区服刑人员重新犯罪或被收监执行的,其档案应由原居住司法行政机构按程序移交有关部门,移交时,原司法行政机构应留存复印件。 

第二十五条 档案管理人员每年应定期对档案进行检查和清点,发现变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬等破损或有破损风险的档案应及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现丢失的,应当立即报告,并负责查找。

第二十六条 销毁档案应编制销毁清册,并经报沣西新城社会综合治理局主要负责人签字批准后送指定地点销毁,由两人以上监督销毁并记录档案销毁的具体事项。

第二十七条 建立社区服刑人员档案的归档、移交和销毁登记制度,记录社区矫正档案的归档、移交和销毁工作的具体事项。  

档案管理人员调离档案岗位时,应做好档案移交工作,社区矫正工作分管领导监督交接,并办理核验、审批等相关手续

第二十八条 沣西新城社会综合治理局、基层司法行政机构应做好社区服刑人员档案登记索引工作。

    二十九 禁止无关人员查阅社区服刑人员档案。

查阅人因工作需要拟查阅社区服刑人员档案,必须严格履行登记手续,由查阅人亲自填写《社区服刑人员档案查阅登记表》,经批准后在指定地点查阅。不得用电话、信函等方法间接查询社区服刑人员档案。
    社区矫正机构内部人员查阅、摘抄或复印执行档案材料,须经沣西新城社会综合治理局主要负责人批准;社区矫正机构内部人员查阅、摘抄或复印工作档案材料,须经基层司法行政机构社区矫正工作分管领导批准。

其他单位人员查阅、摘抄或复印档案材料,须持县(市、区)以上人民政府或政法机关介绍信本人有效证件(身份工作证),并经基层司法行政机构社区矫正工作分管领导批准。

第三十条 查阅社区服刑人员档案时,不得遗失、涂改、损毁、拆散、裁剪、钩划、批注。未经破准不得拍照、复印。

第三十一条 未成年社区服刑人员的档案应当单独存放并予以封存,未经沣西新城社会综合治理局允许不得向任何单位和个人提供。司法行政机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的,应严格办理相关手续。依法进行查询的单位,应当对被封存的犯罪记录的情况予以保密。

 

第五章  纪律与法律责任

 

第三十二条 为了预防和惩处档案管理违法违纪行为,有效保护和利用档案,沣西新城社会综合治理局及基层司法行政机构主要负责人、档案管理人员有以下行为之一的,有关部门将依法追究其相应的纪律和法律责任

(一)擅自提供、抄录、复制社区服刑人员档案的; 
(二)擅自公布社区服刑人员档案的;

(三)涂改、伪造社区服刑人员档案的;

(四)擅自从社区服刑人员档案中抽取、撤换、添加档案材料的;

(五)因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,导致档案损毁、丢失的

(六)其他违法违纪行为。

 

第六章    

 

第三十三条 本办法适用于沣西新城社会综合治理局及其所管辖的各基层司法行政机构。

第三十四条 本规定自公布之日起施行。




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